Il numero di protocollo è un numero progressivo, unico e obbligatorio che viene assegnato a ciascun documento registrato sul registro di protocollo. Il numero diventa così una sorta di censimento automatico dei documenti, nonché uno strumento di classificazione cronologica.
L'Ufficio Protocollo ha il compito di ricevere tutte le istanze, ricorsi, petizioni, domande indirizzate al Sindaco, all'Amministrazione Comunale, agli Uffici e ai Servizi consegnate direttamente dai cittadini o pervenute al Comune mediante posta, fax e-mail.
Tutta la corrispondenza ricevuta viene protocollata nella stessa giornata di arrivo e consegnata poi ai diversi Uffici in base alle competenze. Il numero di protocollo è importante perché permette di individuare in modo certo e univoco l'avvio del procedimento.
Il cittadino interessato può consegnare all'Ufficio Protocollo, negli orari di apertura al pubblico, qualsiasi tipo di domanda, istanza, ricorso ed eventuali allegati indirizzati al Sindaco, all'Amministrazione Comunale, agli Uffici o ai Servizi in genere. Gli stessi documenti possono essere inviati a mezzo posta, fax o e-mail.